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どうも、みなさん。やまちゃんちのパパこと、もってぃです。
デジタル化が進んでも、結構メモを取ることって多いよね
飲食店で働いている人はメニューを控えたり、
会社で働いていても上司からのアドバイスをメモにしたりと、いまだに日常生活でメモをとることは多いと思います。
新聞記者である私は、入社からの７年間で膨大な量のメモを取ってきました。
「取材メモ」というやつです。
人に話を聞き、内容をノートに書きこんでいます。
これでも、ほんの一部です。
B５のノートなら、大体３週間もあれば一冊使い終わります。
これまで入社から７年間で、１００冊以上のノートを使ってきました。
もちろん、PCやタブレットでもメモを取る機会も同じくらいあるので、
実際はこの倍以上のメモをとってきたと思います。
今回の記事では、「メモ魔」でもある新聞記者の私が、
仕事を通して身に付けてきたメモを取るテクニックやコツ、考え方をご紹介します。
メモを取るのに苦手意識がある人
仕事でメモを取る機会が多い人
メモを上手に活用して、仕事の効率を上げたい人
では、いきましょう。
「メモ」と言っても、実はメモには２種類あります。
- 残さないメモ
- 残すメモ
この２種類です。
簡単に説明します。
後から読み返すことが（ほとんど）ないメモ。
電話を要件を書き留めたメモや、伝言を書き残すだけのメモ。
後から読み返すことがあるメモ。
会議の議事録、学校の授業や講義で取るメモ、タスクをまとめたメモ。「記録」に近い性質がある。
言われてみれば「当たり前」な内容かもしれません。
ですが、メモやノートを取ることに苦手意識を持っている人は、この２種類のメモの違いを理解していないことがほとんどです。
同じ「メモ」であっても、残さないメモと残すメモでは、
何のためにメモを取るのかという目的も、どのようにメモを取るのかというテクニックも全く別のものになります。
では、この２種類のメモがそれぞれどのようなものなのかを見ていきましょう。
後から読み返すことが（ほとんど）ないメモ。
電話を要件を書き留めたメモや、伝言を書き残すだけのメモ。
あくまでもその場限り、もしくは１～２日だけしか使わないメモです。
このようなメモを取るときに意識するのは、次のようなことです。
- 早く書くことが最も重要
- 字はいくら汚くてもいい
- 自分だけ理解できればいい
言われてみれば当たり前です。
後から読み返すことがないのなら、丁寧にメモを取る必要はありません。
その場、もしくは少し後に読めるのなら、それで残さないメモの役割が果たせることになります。
では、残すメモはどのようなものかを確認しましょう。
後から読み返すことがあるメモ。
会議の議事録、学校の授業や講義で取るメモ、タスクをまとめたメモ。「記録」に近い性質がある。
残さないメモとは違い、後日になっても使われるメモです。
このため、しばらく経った後でも読めたり、他の人が見ても大丈夫だったりするメモの取り方をする必要があります。
意識することは、以下のような点です。
- 読みやすさを意識する必要がある
- 記録として残すため、正確に取る必要がある
- 時間をかけて取っても良い
同じ「メモ」とは言っても、残すか残さないかで全く意識すべき点が違うことがわかりますね。
メモを取るのに苦手意識を持っている人は、メモの「残す」「残さない」という違いを意識していないことがほとんどです。
電話で話を聞きながらメモを取るときに、相手の一言一句を正確に書こうとして時間がかかり、
結局全然メモを取れない人。
後から読み返す議事録の作成を任されたのに、
勝手な略語や表現を使ったり、要約しすぎていたりして何をメモとして残したいのかわからなくなる人。
もし、あなたが少しでも心当たりがあれば、
まずはメモには「残す」「残さない」という２種類があることを意識しましょう。
この２種類はそれぞれ目的が違うものなので、取る際のテクニックやコツも全く別のものになります。
それでは次項から、実際のテクニックやコツをご紹介していきます。
メモには「残す」「残さない」の２種類があることをご説明してきました。
この２種類は、そもそも「何のために取るのか」という目的が全く違うため、
メモを取るテクニックも全く別のものになります。
では、「残す」と「残さない」それぞれのメモを取るテクニックについて、
実際に私が使っているものをご紹介していきます。
まずは、残さないメモを取る際のコツをご紹介します。
残さないメモを取る際に最も重要なのは、
書く速さです。
丁寧な字を書くことや、わかりやすく書くことは二の次です。
このことを念頭に置くようにしてください。
１時間後に読めればOK
半分精神論のようなコツになります。
残さないメモは、後から読み返すことはまずありません。
ですから、１時間後の自分が読める最低限のレベルのメモが取れれば問題ありません。
もし、もう少し長くメモを残す必要があるなら、
１時間後の落ち着いたタイミングで、清書したメモを用意すればいいだけです。
例をお見せします。
この記事を書き始める前に、備忘録として私が書いたメモです。
ざっくりと、記事の目次を書き出しました。
数時間先の「記事を書いている自分」にさえ伝わればいいので、
字のキレイさや構成なんて全く考えていません。
字も汚く、見づらいですが、３０秒ほどでこのメモを書けました。
残さないメモは、こんなレベルで取っても問題ありません。
精神論に近いですが、こういった考え方は非常に大事です。
特に、真面目な人ほどどんなメモでも丁寧に書こうとする傾向があるので、
グッとこらえるようにしましょう。
表現の自分ルールを作る
最も効果的で、素早くメモを取れるようになるテクニックです。
メモを取るとき、同じような表現が繰り返し出てくることがありませんか。
わかりやすい例は、飲食店のオーダーです。
メニューがある店なら、メモはメニューに載っている品目がほとんどです。
会議の内容を書き留めるのも同じです。
話の内容があちこちに言っていても、発言者は参加者の誰かですよね。
メモを取るときに、いちいち発言者の名前をフルネームで書く必要はありません。
このように、メモを取る際によく使う表現を、略語にしてみたり、英語の頭文字だけで表現してみましょう。
このことを私は、「自分ルールを作る」と表現しています。
自分ルールが決まれば、短く早く書くことができるようになります。
例をお見せします。
② PU ウレ
T ④ 狙
SQ 重視
このように書いてあります。
自分ルール満載のメモの取り方です。
このメモの中の自分ルールは、以下のようなルールになっています。
②：上腕二頭筋
PU：パンプアップ（Pump Up）
ウレ：うれしい
T：明日（tomorrowの頭文字）
④：大腿四頭筋
SQ：スクワット（Squat)
つまり、きちんと書くとこうなります。
上腕二頭筋がパンプしててうれしい。
明日は大腿四頭筋を狙って、スクワット重視。
文章として書くと時間がかかりますが、
自分ルールの表現を決めておけば、かなりメモを取る時間を短く済ませることができます。
このメモは１５秒ほどで書きました。
１５秒で書くにしては、かなりの情報量を詰め込むことができます。
実際に、取材の場面でもよく用いられている技術です。
専門用語を繰り返し使ったり、同じような内容をメモに取ったりすることが多い人にはかなり効果的です。
一度、自分が普段どんな単語や表現を使っているのかを整理し、自分ルールを使ってみてください。
長い表現は図で示す
長い表現は図で書くようにしましょう。
メモを取ろうとすると、なぜかすべてを文字で表現したがる人がいます。
ですが、場合によっては図を使った方がシンプルでわかりやすく、
かつ素早くメモを取ることができます。
このメモを見てください。
意味不明かもしれませんが、
何度も言うように「残さない」メモなら自分だけがわかれば問題ありません。
このメモは、以下のことを表しています。
上腕二頭筋と上腕三頭筋は付き合っている。
大腿四頭筋は、上腕三頭筋のことが好き。
そのせいで、上腕二頭筋と大腿四頭筋は対立気味。
文字でも説明することはできますが、これをいちいちメモを取っているときに書くのは面倒ですし、
なにより時間がかかります。
ですから、図で表せることは図で表すように意識しましょう。
次は、残すメモを取るコツをご紹介します。
ですが、ここまで読んでくださった方の中には、こう思い始めた人もいるかもしれません。
残すメモは時間をかけてもいいんでしょ？なら、コツも何もなくない？
時間かけて書けばいいじゃん。
その通りです。
残さないメモはとにかく早く書くことが目的でしたから、
早く書くためのコツを意識する必要がありました。
ですが、残すメモというのはいわゆる「記録」です。
時間をかければ良いメモにすることができます。
とは言っても、残すメモを書くために重要な要素もたくさんあります。
次項からは、そんな「残す」メモを取るためのテクニックをお伝えします。
メモは２回取る
残すメモを取る際に、いきなり残すメモを取ろうとしないようにしましょう。
意外と意識できていない人が多いことです。
例えば、会議の会議録を取ることになったことを想定します。
会議を聞きながら、発言者、発言の内容、言い回しといったすべてのことを完璧にメモに取るのはまず不可能ですね。
「急いでメモしなきゃ」と焦るばかりで、全く手が追い付かなくなるのが目に見えています。
残すメモを取る際にまず意識しなくてはいけないのは、メモを２回取ることです。
話を聞くときは、「残さないメモ」を取ります。
そして、その残さないメモをもとに残すメモを作っていくわけです。
この記事を書く際に私が取ったメモです。
私はこのメモをもとに、この記事を書いています。
「残さないメモ」をもとに、「残すメモ」である記事を書いているわけですね。
それなりにメモを取ったり、文章を書いたりすることに慣れている新聞記者でさえ、
いきなり「残すメモ」を書くことはできないんです。
言われてみれば当たり前のことなのですが、特にメモ取りが苦手な人は意識できていない点です。
気を付けましょう。
まずは中身を書く
残さないメモをもとに、残すメモを取ることをまずご紹介しました。
次は、残すメモを作る際に意識すべきコツになります。
それが、「まずは中身を書く」ということです。
残すメモというのは、後から見返すために作るものです。
ですから、後から見返した際にわかりやすいようにするため、
文章の色分けをしたり、図を盛り込んだりすることがあります。
こういった「装飾」のための作業は、一番最後にするようにしましょう。
残すメモというのは、基本的にある程度の文量になります。
ある程度の文量のメモを作っている際、途中から装飾の作業をしてしまうと、
全体的にまとまりのないメモになります。
フォントがずれていたり、色が何色も使われていて逆に見にくかったり、
後から考えたら必要のない図を書いていたり――こういったことがありえます。
ですから、まずは中身を書くことが重要になります。
文章として残す部分のメモを作成した後に、装飾について考える。
これだけで、きれいなメモを取りやすくなります。
メモを作りながらマーカーを引いたり、図を書いたりする習慣がある人は、
一度自分のメモの取り方を見直してみてください。
議事録作成ならアプリもあり
「残すメモ」にも、さまざまな性質のメモがあります。
誰かの発言をある要約したメモだったり、
会議録のように、基本的にほぼすべての言い回しを正確に起こす必要があるメモだったりと色々なメモが考えられます。
その中でも、議事録のように「すべての言い回しを正確に抜き出す」ようなメモ作成は、アプリに頼るのも一つの手です。
今でも、議事録を作成する際に録音したデータを人が聞き取り、メモに起こす――といった作業が当たり前に行われていますが、
かなり効率が悪く、間違いも多いです。
あまり注目されることがないのですが、聞いたことをそのままメモに起こしてくれるアプリもあります。
音声の録音と文字起こしをやってくれるアプリです。
毎月１２０分までなら、無料で使うことができます。
有料だと上限が毎月１８００分になります。
音声の認識もかなり正確なので、
このアプリで大まかに文字起こしをして、細かい修正を人の手でするようにするだけで、
かなり議事録作成がはかどります。
お試しあれ。
いかがだったでしょうか。
最後に、今回の記事の内容を簡単にまとめておきます。
- メモには「残すメモ」と「残さないメモ」がある
- 「残さないメモ」は書く速度が大事
- 「残すメモ」は読みやすさ重視。時間をかけられる。
- メモを素早く取るには「自分ルール」が効果的
- 残さないメモをとるためには、残すメモをもとにする
特に覚えておいてほしい重要な部分だけを抜き出しました。
細かいコツも紹介してきましたが、
「残すメモ」と「残さないメモ」があるという考え方をするだけでも、
だいぶメモの取り方が変わってきます。
これまで、漠然とメモを取ってきた人も、ぜひ一度自分のメモの取り方を見返してみてください。
もし、「残す」「残さない」を意識していなかったら、ぜひ一度意識した上でメモを取ってみましょう。
きっと、あなたの取るメモの質が変わってくるはずです。
また、当ブログでは「文章の書き方」に焦点を当てた記事を多数ご用意しています。
まとめ記事もありますので、興味があればぜひご覧下さい。
それでは、今回はこの辺で。ありがとうございました!!!
